为规范学院收发文及重大事件记录管理，提高办公效率，现就学院文件收发及重大事件记录管理作如下规定：
一、收文制度
（一）凡发来学院的公文、来函等，一律由办公室拆阅。
（二）学院外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室登记保管，不得个人保存。
（三）学院办公室对各单位来文要及时登记并送领导阅批并及时送有关部门阅办。或报上级审批，或退还给有关单位。
（四）对于急办文件，学院办公室要及时督促、催办。对需承办的文件，学院办公室要督促承办人员及时阅办，并检查其执行情况。
（五）阅文者应及时阅文，阅毕签字，并立即退交办公室，要爱护文件，保持文件清洁，做到不损坏，不遗失。需要阅办的文件，应及时办理，任何人不得将文件长期积压在身边，办毕即刻交办公室。
（六）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
二、文件起草
（一）行政管理有关文件主要由院办公室起草；党团（学生）工作文件主要由党总支干事、分团委起草；教学、科研及学科建设有关文件由各系（室）负责起草。
（二）学院文件须经院务会讨论通过方可执行。教学、科研、学科建设、行政管理文件由院长签发，党团（学生）工作文件由党总支书记签发。学院发文统一由院办公室登记、编号。
三、发文制度
（一）发文种类、代码及字号：
1、学院向学校请示、报告等的上行文为“公管+报字”；抬头统一用“校党委或校行政”，或具体分管校领导（涉及多个用抄报）。
2、学院向校属单位商请事项的平行文为“公管+函字”；
3、学院党政联席会、党总支会、院务委员会等重要会议纪要的文号为“公管+会纪”。
4、学院行政安排等事项的下行文为“公管+办字”；
5、学院教学、科研、研究生工作的下行文为“公管+教研字”；
6、学院党总支工作的下行文为“公管+党字”；
7、学院团学工作发文为“公管+团字”。
8、学院分工会发文为“公管+工字”
（二）、发文程序和要求
1、学院办公室或相关系（室）负责拟稿，分管工作负责人审核，院长或党总支书记审批，办公室制作盖章（行政事项盖单位公章，党务事项盖党总支公章，团务事项盖分团委公章，未刻公章的机构发文事项由单位公章代章）后发文。
2、学院发文必须登记编号。上行文（单位简称+报字）和会议纪要必须在正式文件上有签发人姓名。
3、学院的工作计划、总结、重要制度、工作部署、重大决定、奖惩办法等与本部门职工利益密切相关的问题必须发文，同时根据文件内容抄报学校相关职能部门。
4、学院发文一般不同时抄报全体校领导，重要事情方可抄报有关校领导，学院一般抄报对口联系校领导和业务相关校领导，特别重大事项或校主要领导特别关注的事项，可直接抄报校主要领导；由于工作需要，并经党办校办同意，可同时抄报全体校领导。党务和行政计划、总结须抄送党办校办。分团委计划、总结抄报校团委。分工会计划、总结抄报校工会。
5、发文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、制度、规定、办法等。
6、公文内容格式可参照GBT904—1999《国家行政机关公文格式》国家标准（以下简称“标准”）施行。格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄报抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
（1）标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
（2）主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。
（3）正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
（4）发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。
（5）发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
（6）抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
（7）公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。
（8）机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。二级单位发文的密级按文件性质设A、B、C三级，A级为最高级。
（9）附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。
（10）发文用纸：正式公文统一采用国际标准A4型（
（11）排版要求：参照GBT904－1999《国家行政机关公文格式》国家标准，标题用2号宋体加粗，正文用仿宋3号，一般排22行，每行排28字。
7、学院办公室负责将各类文件及时立卷，年终要做好文件的清理、归档移交工作。
四、重大事件记录
1、学院重大事件记录由学院指定人员负责；
2、指定人员应准确、及时地记录好学院重大事件，并定期通报；
3、学院重大事件记录按年度进行整理，归档保存。
五、工作责任
由于工作失误使文件没有及时传阅和签发，对学院造成不利影响，学院将对有关责任人进行严肃处理，情节轻者进行批评教育，情节重者进行纪律处分。
本规定自下发之日起实施。